ENGAGEMENT D’AJILON À L’ÉGARD DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES EMPLOYÉS

Ajilon Canada Inc. et ses divisions (ci-après nommées collectivement « Ajilon » ou « l’Entreprise ») s’engagent à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels fournis à Ajilon (tels que décrits ci-après). La présente Politique (« Politique ») explique les pratiques de traitement des renseignements personnels de la part de Ajilon. Nous vous invitons de plus à prendre connaissance des modalités d’utilisation et des limitations de responsabilité du site Internet de Ajilon puisqu’elles complètent la présente Politique et en font intégralement partie.

• Renseignements personnels s’entend des renseignements concernant une personne identifiable, sauf les renseignements colligés qui ne peuvent servir à identifier un individu en particulier. Cependant, les renseignements tels que les coordonnées d’affaires (à l’exception des adresses de courriel) et les renseignements disponibles dans des répertoires publics ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Application

La présente politique s’applique aux renseignements personnels des candidats à la recherche d’un emploi par l’entremise des services de placement (« Services de placement »), des utilisateurs du site Internet de Ajilon et des personnes qui postulent un emploi auprès de Ajilon (collectivement appelés ci-après les « Personnes »).

Le site Internet de Ajilon peut comporter des liens vers des sites Internet de tierces parties qui ne sont pas soumises à la présente politique. Bien que nous nous efforcions de ne publier que des liens vers des sites Internet prônant un haut niveau de confidentialité, la présente politique ne s’applique plus dès que vous quittez le site Internet de Ajilon. De plus, Ajilon ne saurait être tenue responsable des procédures de confidentialité utilisées par des sites Internet de tierces parties. Conséquemment, il est fortement recommandé aux utilisateurs du site Internet de Ajilon d’examiner les politiques de confidentialité des sites Internet des tierces parties pour savoir comment leurs renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et divulgués.

PRATIQUES DE TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vue d’ensemble

Ajilon assume la responsabilité quant aux renseignements personnels sous sa responsabilité ou son contrôle et a désigné un Responsable de la protection de la vie privée qui assure la conformité de Ajilon avec la présente Politique. Ajilon facilite aux Personnes l’accès à des renseignements particuliers concernant ses politiques et procédures relatives à la gestion des Renseignements personnels. Si vous avez quelque question relativement au traitement des Renseignements personnels de la part de Ajilon ou à l’égard de la présente Politique, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection de la vie privée en composant l’un des numéros suivants :

Par téléphone : 416 367¬-2020
Par télécopieur : 416 941-5960

Ajilon a mis en œuvre des politiques et des procédures visant à rendre exécutoire la présente Politique, y compris de la formation et des communications auprès de son personnel relativement aux politiques et procédures de l’entreprise concernant le traitement des Renseignements personnels. Ajilon transmet des Renseignements personnels à des tierces parties et à des compagnies affiliées de confiance aux fins de traitement et de conservation. De tels renseignements peuvent transiger au-delà de frontières provinciales et nationales ; en quel cas, lesdits renseignements peuvent devenir assujettis à la réglementation ou à la loi d’une telle juridiction. Ajilon ne transmet des Renseignements personnels qu’à des tierces parties qui ont dûment signé des contrats exigeant qu’elles protègent la vie privée et la confidentialité des Renseignements personnels qui lui sont fournis aux fins d’exécution de leurs obligations contractuelles à l’endroit de Ajilon.

Cueillette des renseignements

Avant la cueillette de Renseignements personnels, Ajilon précise les raisons pour lesquelles lesdits renseignements sont recueillis. Ajilon limite la cueillette de Renseignements personnels à ceux qui sont raisonnablement requis aux fins décrites à la Personne qui les fournit.

Ajilon recueille des Renseignements personnels aux seules fins suivantes :

 Pour établir et maintenir des relations d’affaires responsables avec les Personnes ;

 Pour comprendre les besoins et les préférences des Personnes. Par exemple, pour maintenir un dossier des types de postes souhaités par les Personnes à la recherche d’un emploi par l’entremise des Services de placement ;

 Pour l’administration de la rémunération des Personnes qui bénéficient de Services de placement ;

 Pour se conformer aux exigences réglementaires. Par exemple, Ajilon peut recueillir des renseignements pour se conformer aux exigences des règlements et des lois, notamment, la Loi de l’impôt sur le revenu ;

 Pour évaluer les candidats qui ont soumis leurs Renseignements personnels à Ajilon aux fins de postuler un emploi au sein de Ajilon.

À moins que la loi ne le permette ou ne l’exige, Ajilon n’utilise ni ne divulgue les Renseignements personnels à quelque autre nouvelle fin qu’à celles déjà précisées ou pour lesquelles une autorisation préalable a été obtenue.

Ajilon peut partager des Renseignements personnels avec des entreprises de tierces parties afin que ces dernières puissent vous offrir des biens et des services susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez modifier ou annuler un tel consentement en tout temps.

Ajilon peut de temps à autre mettre à jour la présente Politique, y compris les modalités d’utilisation et les limitations de responsabilité dans son site Internet : http://www.ajilonconsulting.ca. À cet effet, Ajilon vous invite à revoir ces documents régulièrement. Vous pouvez déterminer le moment de la mise à jour de la présente Politique en vous reportant à la « Date de révision » mentionnée au début de la présente Politique.

Ajilon ne recueille des Renseignements personnels qu’aux fins précisées dans la présente Politique. Ajilon ne recueille des Renseignements personnels que par des moyens équitables et légaux.

Les Personnes fournissent volontairement leurs Renseignements personnels à Ajilon. Les Personnes peuvent choisir de fournir ou non leurs Renseignements personnels à Ajilon ; cependant, sans certains Renseignements personnels, Ajilon ne saurait être en mesure d’inscrire ces personnes pour bénéficier de Services de placement ou pour être prises en compte aux fins d’un emploi auprès de Ajilon.

Ajilon recueille auprès des utilisateurs de son site Internet les modèles d’utilisation du site. Clickstreaming est une technologie qui permet à Ajilon de suivre le cheminement d’utilisation du site Internet alors que les utilisateurs y accèdent, ainsi que leur utilisation des liens vers d’autres sites.

Ajilon ne procède pas à des mises à jour systématiques des Renseignements personnels à moins qu’une telle procédure ne soit nécessaire aux fins pour lesquelles les Renseignements personnels ont été recueillis.




Consentement

Dans la plupart des cas, Ajilon obtient le consentement explicite directement des Personnes concernées pour recueillir, utiliser ou divulguer leurs Renseignements personnels. Par exemple, lorsqu’un candidat s’inscrit auprès de Ajilon pour obtenir des Services de placement :

• Consentement explicite : Ajilon obtient de la Personne son consentement explicite par écrit, de façon électronique ou verbalement avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des Renseignements personnels qui la concernent et qui sont de nature délicate, tels que des renseignements financiers ou sur son état de santé.

• Consentement implicite : Ajilon peut présumer d’un consentement implicite lorsqu’un tel consentement peut raisonnablement être inféré en raison de l’action ou de l’inaction de la Personne.

Ajilon n’exige le consentement des Personnes que pour la cueillette, l’utilisation ou la divulgation de leurs renseignements personnels comme condition à la prestation de services si une telle cueillette, utilisation ou divulgation est nécessaire à des fins précisées.

Les Personnes peuvent modifier ou annuler leur consentement en tout temps au moyen d’un préavis raisonnable à Ajilon, sous réserve des restrictions contractuelles et légales. Si une Personne demande que son nom soit retiré des listes de marketing de Ajilon, cette Personne ne sera pas informée de certains nouveaux services et programmes offerts par Ajilon.

Le consentement peut être annulé ou modifié simplement en communiquant avec Ajilon aux coordonnées fournies dans la présente Politique. Veuillez prendre note que le traitement d’une telle demande de modification peut exiger un délai pouvant aller jusqu’à 30 jours. Avant que les modifications ne prennent effet, les Personnes peuvent être contactées en raison des efforts de marketing mis en œuvre avant la date de la demande de modification du consentement.

Utilisation des Renseignements personnels

Ajilon limite l’utilisation des Renseignements personnels aux fins précisées dans la présente Politique et pour lesquelles elle a obtenu le consentement explicite ou implicite de la Personne. Conformément aux pratiques établies et aux normes du secteur d’activité, Ajilon ne conserve lesdits Renseignements que pendant la durée nécessaire à l’exécution des fins précisées et en conformité avec la loi applicable.

En conformité avec les pratiques établies et les normes du secteur d’activité, Ajilon supprime, efface ou rend inutilisable tout Renseignement personnel qui n’est plus nécessaire.

Divulgation à des tierces parties

Ajilon ne divulgue des Renseignements personnels à des tierces parties qu’aux fins précisées dans la présente Politique et sous réserve du consentement approprié de la personne, en conformité avec la loi applicable. Par exemple, Ajilon peut devoir divulguer certains Renseignements personnels à des organismes de réglementation tels que l’Agence du revenu du Canada. En de telles circonstances, seuls les renseignements spécifiquement demandés seront divulgués, et Ajilon prend alors les mesures raisonnables nécessaires pour s’assurer que ces organismes qui font une telle demande sont en droit de recevoir ces Renseignements personnels.

Accès aux Renseignements personnels

Ajilon fournit aux Personnes l’accès à leurs renseignements personnels aux fins de révision et de mise à jour. Sur demande, Ajilon informe la personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses Renseignements personnels et lui donne accès à ces renseignements. Une Personne peut contester l’exactitude des Renseignements personnels que possède et contrôle Ajilon, sous réserve que cette Personne puisse raisonnablement démontrer l’inexactitude de tels renseignements.

Une Personne peut accéder à ses Renseignements personnels en écrivant au Responsable de la protection de la vie privée de Ajilon aux coordonnées indiquées dans la présente Politique. L’accès aux Renseignements personnels sera accordé conformément aux politiques et procédures établies de Ajilon.

En règle générale, il n’y a aucuns frais d’accès aux Renseignements personnels. Le cas échéant, Ajilon informe les Personnes des coûts avant d’accorder l’accès aux Renseignements personnels. Pour accorder l’accès aux Renseignements personnels, Ajilon peut exiger d’autres types de renseignements, y compris d’autres Renseignements personnels, dans le but de valider le droit d’accès du demandeur à de tels Renseignements personnels. Lesdits autres Renseignements personnels recueillis ne serviront alors qu’au traitement de la demande d’accès.

Ajilon aide toute Personne qui en manifeste le désir à la préparation d’une demande d’accès à ses Renseignements personnels. Par exemple, si le demandeur est atteint d’une déficience sensorielle, à sa demande, Ajilon lui accorde l’accès à ses Renseignements personnels d’une autre manière.

Ajilon répond à toute demande dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande d’accès aux Renseignements personnels. Sauf lorsque la loi l’interdit, si Ajilon n’est pas en mesure de fournir l’accès demandé aux Renseignements personnels, Ajilon en explique alors les raisons ainsi que tous les recours auxquels la Personne a droit. Par exemple, si Ajilon est dans l’impossibilité d’extraire les Renseignements personnels des renseignements colligés d’autres Personnes, Ajilon ne peut alors pas accorder l’accès à de tels renseignements.

Lorsque des Renseignements personnels ont servi à rendre une décision au sujet d’une Personne en particulier, Ajilon conserve alors lesdits Renseignements personnels pendant une période raisonnable suffisante pour permettre à une telle Personne l’accès à ses Renseignements personnels.

Ajilon a en vigueur des procédures qui traitent des sujets liés à la protection de la vie privée. Les Personnes peuvent demander l’accès à leurs Renseignements personnels par écrit ou faire part de leurs préoccupations relatives à la protection de la vie privée en communiquant avec le Responsable de la protection de la vie privée de Ajilon de qui relève la responsabilité de la conformité à la présente Politique.

Ajilon répondra à toutes les demandes liées à la présente Politique dans un délai raisonnable qui n’excédera pas 30 jours. L’organisme de réglementation qui régit la gestion des Renseignements personnels de Ajilon est le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Ajilon accorde beaucoup d’importance à la protection de la vie privée. À cet effet, Ajilon donnera suite à toute plainte relative à la protection de la vie privée. Sur réception d’une telle plainte, Ajilon en accusera réception, la versera au dossier et enquêtera sur son bien fondé. Si la plainte s’avère justifiée, les mesures appropriées seront prises, y compris, sans s’y limiter, la modification de la présente Politique.

Mesures de protection

Ajilon protège les Renseignements personnels contre tout accès non autorisé. En conformité avec les pratiques établies et les normes du secteur d’activité, Ajilon maintient en vigueur des mesures de sécurité relatives à la protection des Renseignements personnels. Les Renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité appropriées à la nature délicate des Renseignements.

Les mesures de sécurité suivantes de Ajilon comprennent ce qui suit :

 Physiques – Verrous aux portes et aux classeurs. Disposition sécuritaire des Renseignements personnels, quel que soit le média de conservation (c’est-à-dire, le déchiquetage des documents) ;

 Technologiques – Systèmes informatiques et fichiers protégés par mots de passe ; et

 Organisationnelles – Formation en protection de la vie privée pour le personnel.

Les Personnes doivent se rappeler de prendre des mesures raisonnables pour se protéger contre les accès non autorisés à leurs Renseignements personnels. Par exemple, les Personnes doivent toujours ne divulguer leurs Renseignements personnels qu’à des entreprises ou organismes fiables.